新型コロナと災害対応、情報発信連携の可能性③-迅速な保守と活用支援

前回に引き続き、新型コロナと災害関連支援制度情報についての、迅速な情報発信のカギについてご紹介します。

状況に応じて展開する支援制度は、迅速な保守もカギ

新型コロナと災害対応に関する迅速な情報発信のカギの2つ目は、情報の更新です。
新型コロナと災害対策、双方の支援制度の収集、運用を通じて、身にしみて感じていることは、特に災害発生直後数か月は、その更新頻度が高いという事です。
これは、平時の支援制度、例えば子育て関連、健康関連、高齢者関連の支援制度の更新スピードの比ではありません。
緊急時の支援制度は状況に応じてどんどん追加、改変されます。サイトに掲載する支援制度情報もそれに応じて更新する必要があります。発災直後の混乱の最中に、単独の自治体だけで情報更新を実施することは、並大抵の業務量ではありません。

こうした頻繁な情報更新に関して、アスコエが提供するサービスの強みとして重視している点は、“迅速な更新”にあります。
支援制度情報の更新のために、全国共通の支援制度をデータベース化(ユニバーサルメニュー化)し、そのデータベースをもとに、国と都道府県、市区町村をつなぎ、データベースを活用して自治体間で情報を共有することによって、劇的に手間とコストを削減します。
新型コロナ、災害関連の支援制度双方とも、国の制度が中心になっています。平時の子育てや健康関連、高齢者関連の支援制度とは異なり、より大きな割合になっています。
そこで、国・都道府県および市区町村の支援制度を連携させた、言わばデータ上の”官官連携”を実現して、国や都道府県など広域の支援制度の更新情報を共有することが、迅速な更新に関する非常に重要なポイントとなってきます。

情報発信だけで終わらせない、支援制度の迅速な活用支援。。。活用無くして災害は終わらない

3つ目のキーポイントは、利用者が探した支援制度を、”迅速に活用する”ことを支援する仕組みです。たくさんの支援制度をいくら早く見つけられても、利活用に時間がかかっていては意味がないという点も、新型コロナと災害対応双方に共通する点です。

アスコエは、利用者が探した支援制度の申請書をウエブ入力でラクラク簡単に作成できる「申請サポートプラス」を提供して、ユーザーの利便性を向上させることを目指しています。

「申請サポートプラス」はウエブを活用して申請書類の作成を支援するシステムです。ユーザーは自身のスマートフォンやパソコンから申請書作成ページにアクセスし、画面の案内に沿って必要事項を入力することで、申請書を作成することができます。作成した申請書を印刷して、郵送もしくは自治体窓口に持参して提出すれば申請手続きが完了します。

アスコエ特許技術の「複数帳票バインド方式」によって、一度の入力で、申請書、承諾書、金融機関向け提出書類など複数の申請書を作成することが可能です。
また、「ペルソナリンク(アスコエ特許)」の技術も活用し、請求者と受給者、申請者と代表者など、申請書類上の項目名が違っても同内容である情報を認識して自動反映させるので、氏名や住所などの入力は一度で済み、誤入力を防ぎます。

こうした技術を活用して、利用者視点から使いやすさを追求して開発した本システムによって、申請者がストレスなく複数の申請書を同時に作成できる環境の実現を目指しています。「申請サポートプラス」は、各自治体で現在使用している申請書様式をそのまま利用して開発するので、システム改修は不要です。
業務フローの変更やマニュアルの見直しをする必要もなく、役所内の手間暇をかけないことで、役所内担当者がストレスなく導入できる点も本システムの特徴です。

本システムは、申請者が入力する内容を分かりやすく説明しながら申請書作成を誘導するので、入力漏れや間違いを防ぎます。必要事項が漏れなく正しく記載された申請書類が提出されることによって、自治体職員の方々がこれまで窓口での説明に要していた時間と手間を削減し、提出書類の確認作業を軽減します。

何はともあれ、備えがカギ。早め早めの準備と検討を

以上、今回は、新型コロナ、そして、さまざまな自然災害と向き合わなくてはならない今、実は支援制度の情報発信に関しては、双方で連携の可能性があり、その連携を踏まえたアスコエの取り組みと、そのポイントについてお話しました。